Coronavirüs Salgının Anonim Şirketlerde ve Limited Şirketlerdeki Genel Kurul Kararlarına Etkisi, Yönetim Kurulu Kararları veya Müdürler Kurulu Kararlarına Etkisi, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından şirketlere yönelik alınan tedbirler, Kurul Toplantılarının ertelenmesi yöntemleri, Elektronik ortamda kurul kararlarının alınması.
1- Genel Olarak;
Coronavirüs (“Covid-19”) salgını, 11 Mart 2020 tarihinde Dünya sağlık örgütü tarafından
“Pandemi” olarak duyurulmuştur. Coronavirüsün beklenmedik bir hızla yayılması sonucu alınan elzem önlemler, dünya çapında çeşitli sektörleri, ticari ilişkileri etkilemekle kalmayıp şirketlerin iç prosedürlerine de tezahür etmiştir.
Mevcut durum kapsamında salgının kurul kararlarına etkisini, özellikle Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) uyarınca Mart 2020 sonuna kadar alınması öngörülen olağan genel kurul kararlarına etkisini, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca şirketlere alınan tedbirleri ve tanınan olanakları, işbu toplantıların ertelenmesi yöntemlerini ve alternatif bir yol olan elektronik ortamda kurul kararı alınabilmesi konularını ele alacağız.
2- Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Tarafından Şirketlere Yönelik Alınan Tedbirler ve Tanınan Olanaklar
Covid-19 salgınının yoğun olarak etkisini gösterdiği bu dönemde Gümrük ve Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından şirketlerin alacağı kurul kararlarının ertelenmesi veya bu kararın fiziki ortamda alınmamasına yönelik olanaklar tanınmıştır. Bakanlığa bağlı İç Ticaret Genel Müdürlüğü’nün 20/03/2020 tarihli ve 53382221 sayılı yazısında ticaret şirketler için bu olanaklar arasında;
TTK ve şirket esas sözleşmesine uygun olarak, yönetim organları tarafından daha önce toplantıya çağrılan anonim ve limited şirketlerin olağan genel kurullarının, genel kurulun toplanması beklenmeksizin erteleme kararı alınması amacıyla, yönetim organları tarafından alınacak bir kararla iptal edilmesi imkânı tanınmıştır.
Ayrıca Bakanlık tarafından TTK 1527. Maddesi uyarınca şirketlerin genel kurul toplantısını gerçekleştirmek üzere, toplantı nisabının sağlanarak elektronik genel kurul sistemini kullanılması tavsiye edilmiştir.
Bu minvalde şirketlerin ana sözleşmesinde kurul toplantıların elektronik ortamda gerçekleştirebilmesine dair hüküm bulunmasa da bu geçici dönem içerisinde “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Toplantı Sistemi” üzerinden toplantıların gerçekleştirilebileceği belirtilmiştir.
Yazının tam içeriğine aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz;
https://icticaret.ticaret.gov.tr/haberler/sirketlerin-genel-kurul-toplantilarina-iliskin-aciklama
Bakanlığın bu yazısının esasen 19.03.2020 tarihli 2020/3 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi’nde de “Açık ve kapalı alanlarda düzenlenecek her türlü toplantı ve etkinliğin ertelenmesi gerektiği” duyurusuna paralel olduğu görülmektedir.
3- Anonim ve Limited Şirketlerde Olağan Genel Kurulların Yapılmaması
Hem TTK hem de Sermaye Piyasası Kanunu (“SerPK”) uyarınca Anonim ve Limited şirketlerin her yıl hesap döneminin sona ermesinden itibaren 3 ay içerisinde genel kurul toplantılarının yapılacağı düzenlenmiştir. İlgili kanun maddelerinin gerekçeleri ve genel kurul toplantılarının usul ve esaslarına ilişkin yönetmelik dikkate alındığında, hükmün düzenleyici mahiyete sahip olduğu görülmektedir.
Bu kapsamda özellikle şirket genel kurullarının yoğunlukla gerçekleştirildiği bu dönemde; erteleme kararı alınması, genel kurul çağrısı yapılmış ise bu çağrının geri alınması, uygun koşulların bulunduğu bir dönemde genel kurul kararının alınması gerekmektedir. İşbu kanun hükmü uyarınca daha sonraki dönemde alınan kararın geçerliliğine bir halel getirilmeyecektir. Ayrıca söz konusu gecikmeden kaynaklı olarak tazminat sorumluluğu gündeme gelemeyecektir. Zira mücbir haller bünyesinde Bakanlığın yazısı ve alınan ilgili diğer idari kararlar, genel kurul toplantısının yapılmaması için hukuka uygunluk sebebi teşkil etmektedir.
- Genel Kurul Toplantısı için çağrı yapılmış olması durumunda
Bakanlığın yapmış olduğu açıklama kapsamında halka arz edilmiş veya kapalı anonim şirketler ve limited şirketlerde bir genel kurul için çağrı yapılmış olması durumunda, fiziki katılımlı bir toplantının yapılmaması için iptal edilmesi veya ertelenmesi gerektiği ifade edilmiştir. Bu hususta genel kurul toplamadan yahut divan oluşumu yapılmaksızın anonim şirketlerde yönetim kurulu kararı, limited şirketlerde ise müdürler kararı ile ileri bir tarihe ertelenmesi ya da iptal edilmesi gerekmektedir.
Her halükarda yönetim organı tarafından genel kurul çağrısı yapılması, alınan idari tedbirler ve seyahat sınırlamaları da düşünüldüğünde şirketlerde payların temsilinin adil sağlanamaması, ana sözleşmede yer alan toplantı ve karar nisaplarının oluşmasını engelleyecektir. Buna binaen şirket hissedarlarının ilgili haklarının kullanılamaması sonucunu doğuracaktır. Bu kapsamda yönetim organı tarafından alınan genel kurul toplantısına ilişkin çağrı yapılması kararının TTK madde 391/1/c hükmü mucibince batıl mahiyete haiz olduğu belirtilmelidir.
Söz konusu mücbir durum sebebiyle genel kurul toplantı çağrısının iptaline yönelik olarak örnek karar www.ticaretsicil.gov.tr adresinde yayımlanmış bulunmaktadır. Elzem duruma istinaden ticaret sicil müdürlüklerinin, kararın tescili başvurusunun aynı günde sonuçlanacağı belirtilmiştir.
- Genel Kurul Kararı alınmış olması durumu
Yukarıda ifade edilen Cumhurbaşkanlığı genelgesi ve idare tarafından getirilmiş sair seyahat sınırlamaları da mevcutken şirket tarafından genel kurul kararı alınmış olabilir. Bu durumda iki farklı ihtimal ele alınmalıdır;
· Şirketin yönetim organı tarafından alınmış genel kurul toplantısına ilişkin çağrı yapılması kararının batıl olabileceği düşünülürse, esasen batıl olan bir sebebin sonucu yokluk yaptırımına tabi olacaktır.
· Şirketin yönetim organının çağrıda bulunmadığı durumlarda, genel kurul toplantısında tüm hissedarların hakları temsil edilerek karar alınmış ise de mücbir durumlar dahilinde idare tarafından toplantıların veya etkinliklerin yasaklanmış olması, kararın hükümsüzlüğü tehlikesini doğurabilecektir. Mamafih toplantı için anonim şirketlerde Bakanlık temsilcisi görevlendirilmeleri, belirtilen yazı bünyesinde, Bakanlık tarafından reddedilmesi gerekecektir.
Ayrıca ifade etmek gerekir ki; Şirketin yönetim organının çağrısıyla yapılan genel kurul toplantısı bünyesinde bir karar alınması ve bu karara ilişkin herhangi zararın sübut etmesi TTK madde 553 uyarınca yönetim organında görev alanların hukuki ve cezai sorumluluğuna sebebiyet verebilmektedir.
- İstisnai bir yol olarak limited şirketlerde “elden dolaştırma” yoluyla karar alınması
TTK madde 617/4 uyarınca Limited şirketlerde hissedarların ortak sözlü bir görüşme isteminde bulunmaması halinde genel kurul kararları, tüm ortakların yazılı olarak onaylarının alınması (elden dolaştırma) suretiyle karar alabilmesi mümkündür. Bu istisnai hüküm minvalinde toplantı gerçekleşmediğinden herhangi bir hükümsüzlük yaptırımı ihtimali de doğmamış olacaktır.
- Tek Hissedarlı Anonim ve Limited Şirketlerde durum
Tek ortaklı anonim ve limited şirketlerde pay sahibinin şirkette genel kurul yetkilerinin tamamına sahip olduğu ifade edilmiştir. Dolayısıyla Anonim şirketler için TTK 408/3. maddesi ve Limited şirketler için TTK 616/3 uyarınca herhangi bir toplantı şartı da haiz olmadığından, pay sahibinin kurul sıfatıyla aldığı, yazılılık şartını sağlayan genel kurul kararları geçerliliğini koruyacaktır.
4- Anonim şirketlerde yönetim kurulu kararlarının alınabilmesi
Alınan idari önlem ve tedbirler neticesinde fiziki toplantı yapılabilmesi olanak dahilinde değildir. TTK 390/4 madde hükmünde anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinin fiziki toplantı yapılmasına cevaz vermediği durumda, yönetim kurulu kararının elden dolaştırma yöntemi ile alınabilmesine olanak tanınmıştır. Bu prosedürde ana sözleşmede belirtilen ağırlaştırılmış nisaplar saklı kalması şartıyla, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmasına istinaden yönetim kurulu kararı alınabilecektir.
5- Alternatif Bir Yol olarak Kurul kararlarının elektronik ortamda alınması
TTK 1527 madde hükmü uyarınca sermaye şirketlerinin elektronik ortamda genel kurul kararı ve yönetim organı kararı alınabileceği düzenlenmiştir. Anılan madde hükmünce bir şirketin elektronik ortamda kurul kararı alabilmesi, ana sözleşmede yer verilmiş olmasına ve bazı teknik yeterliliklere bağlıdır. Bakanlığın ilgili yazısında, “ana sözleşmede yer verilme” şartının aranmayacağını ve şirketlerce elektronik ortamda kurul gerçekleştirilmesine imkân tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilmesi imkânı tanındığı ifade edilmiştir. Bu kapsamda elektronik ortamda kurul kararı alınması tavsiye edilmiştir.
Şirketlerin elektronik ortamda karar alabilmesi için “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ”) içerisinde belirtilen teknik prosedürlere dair alt yapıyı sağlaması gerekmektedir. Öte yandan “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” (“Yönetmelik”) içerisindeki uygunluk sağlanmasıyla birlikte Anonim şirketlerde elektronik genel kurul sistemi çerçevesinde karar alınabilmektedir. Bakanlığın yazısının ardından hem Yönetmelik hem de Tebliğ kapsamında uygunluğun sağlanması için kolaylaştırıcı hükümler henüz mevcut değildir.
“Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” nezdinde karar alınması için teknik alt yapısı bulunmayan şirketlerin bu alt yapıyı sağlamalarının uzun bir süreci gerektirdiği belirtilmelidir. Ek olarak, bakanlığın yazısı içerisinde bu Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi’nden (“MKK”) destek hizmeti almak suretiyle gerçekleştirilmesi duyurulmuştur. MKK bünyesinde yapılacak işlemlerin birtakım ek masrafları gerektirdiği ve ilgili kuruluş sürecinin de yaklaşık 15 güne yayılabileceğini bilgilerinize sunarız.
6- Sonuç
Covid-19 salgının yarattığı mücbir hal içerisinde, şirketin iç işleyişine yönelik alternatif yöntemlerin tercih edilmesi kanaatindeyiz. Bu kapsamda;
- TTK ’da Anonim ve Limited şirketlerin her yıl hesap döneminin sona ermesinden itibaren 3 ay içerisinde genel kurul toplantılarının yapılacağına ilişkin maddenin düzenleyici bir hüküm olduğunu,
- Bu süreçte birden fazla hissedarlı Anonim ve Limited şirketlerde fiziki olarak yapılması planlanan genel kurul kararlarının ertelenmesini, çağrı yapılmışsa çağrının geri alınmasını, aksi takdirde hükümsüzlük yaptırımı tehlikesi bulunduğunu,
- Tek pay sahipli Anonim ve Limited şirketlerde genel kurullara ilişkin böyle bir tehlikenin mevcut olmadığını,
- Birden fazla hissedara sahip Limited şirketlerin genel kurul kararlarının ve Anonim şirketlerin yönetim kurulu kararlarının elden dolaştırma yöntemi ile alınmasının mümkün olacağını,
- İşbu kurul kararlarının gerekli teknik alt yapı ve prosedürlerin sağlanması ile elektronik ortamda alınabileceğini,
Belirtmek isteriz.
Bilgilerinize arz ederiz
Saygılarımızla
Stj. Av. Sergen Ecesoy
Aşık and Partners
